仕事

優先順位をつけられない|不安を手放して仕事効率化する8つの方法

優先順位がつけられない
やるべきことがたくさんあるのに、優先順位をつけられない!
優先順位を決めても、間違ってたらどうしようと思って不安…

そんな経験、あなたにもありませんか??

特に初めての仕事や慣れない仕事だと、どうやって優先順位をつけたらいいかわからないことって多いですよね…!

私も今の仕事を始めた頃は、何をどういう順番でやればいいのか、まったくわからなかったのをよく覚えています。

でも、仕事に慣れてきた今ではスムーズに優先順位をつけられるようになったし、悩む時間とか不安のモヤモヤを手放せるようになりましたよ。

じゃあ仕事に慣れるまではどうやって優先順位づけをしたらいいのか?

それをこの記事で詳しく紹介していきましょう。

スポンサーリンク

\ 自分を理解すれば多くの悩みが解決します /

優先順位がつけられない理由とは?

疲労困憊の男性

そもそもなぜ私たちは、仕事の優先順位をつけることに苦手意識を感じてしまうのでしょうか?

優先順位をつけられずに悩んでしまうのはあなただけではなく、特に社会人になったばかりの若い人はよく抱える悩みの1つです。

まだ仕事に慣れないうちは、簡単な仕事やすぐに終わる仕事を優先してやってしまって、最終的に一番重要で一番時間がかかる仕事が終わらない…とか。

あるいは、一度優先順位を決めたものの、本当にこのやり方で正しいのか気になって不安になってしまう…など。

こうした悩みに直面するのは、慣れない仕事を始めたばかりの頃は当たり前のこと。

実際に社会人1年目の仕事の悩みでも、「残業が多い」「業務の量が多い」などの声が多くなっています。

社会人1年目の仕事の悩み(引用:社会人1年目の仕事の悩みに関するアンケート調査|株式会社ジャストイット

こうした悩みも、優先順位がつけられないことが原因で、仕事がうまくいっていない状態と言えるでしょう。

なので、必要以上に悩む必要はないと私は思います!

「優先順位をつける」という作業はビジネススキルの1つですから、これからトレーニングして身に付けていけばいいんですよ。

何度も優先順位をつけて仕事に取り組んで、失敗や成功を繰り返していけば、自然と優先順位付けが上手になっていきます。

最初から完璧を目指す必要もありませんから、もっと肩の力を抜いて考えてみることをおすすめします!

優先順位をつけられない人の7つの特徴

疑問符が印刷された木のおもちゃのブロック

「優先順位がつけられないし、つけたとしても合ってるかどうか不安…」

これは仕事を始めたばかりの頃なら誰でも直面する悩みですが、長く仕事を続けていてもなかなか優先順位がつけられないという人もいます。

そういう人に共通する特徴がいくつかあるので、ここで紹介しますね。

  1. せっかちで頭より先に手が動いてしまう
  2. どれを先にやっても変わらないと思っている
  3. 重要性が理解できていない
  4. 全部平等に扱いたいと思っている
  5. 優先順位をつけるメリットを知らない
  6. 簡単なことやすぐ終わることを選びがち
  7. 仕事の全体像が見えていない

こちらの7つの特徴について紹介しますので、自分にも当てはまってないかセルフチェックしてみましょう!

ちなみに、自分の特徴をもっとよく知りたいなら、『自己理解』を研究してみることもおすすめします。

当ブログでは、自己理解を深めるのに役立つ電子書籍『DISCOVERY Method』をプレゼントしているので、自分のことをより深く知るためのツールとして活用してみてくださいね。

せっかちで頭より先に手が動いてしまう

優先順位をつけるのが苦手な人の中には、もともとせっかちな性格で、考えるよりも先に手が動いてしまうタイプの人もいます。

仕事が入ったらとにかく手をつけることが習慣になっているので、優先順位をつけることにはあまり関心がなかったりします。

ただ、入ってきた順に仕事をしていれば、重要な仕事を後回しにしたり、大変な仕事に使う時間が足りなくなったりするんですよね。

頭よりも先に手が動くのはいいことではあるのですが、優先順位付けができるとさらに仕事の効率がアップするはずです。

大人になってから性格を変えるのは無理?10の方法で人格は変わる!
大人になってから性格を変える10の方法|性格の仕組みから逆算すれば性格は変えられる大人になってから性格を変えるのは難しい?自分の性格が好きになれず、大人になっても性格を変えたいと悩んではいませんか?そこでこの記事では、大人になってから性格を変える方法を10個紹介します!性格を変えるために知っておきたい「性格のしくみ」も解説!すぐに実践可能...

どれを先にやっても変わらないと思っている

そもそも、仕事の優先順位をつけることに意味がないと感じている方もいるかもしれません。

やるべき仕事が目の前にある以上、どれを先にやっても結果は大きく変わらない。

「だったら優先順位をつけることよりも、とにかく仕事を早く終わらせることの方が大事だ」と考えるタイプですね。

確かに最終的に全部の仕事をやるのであれば、どんな仕事を優先しても変わらないように感じます。

でも、なるべく早めにやった方が上司に喜ばれる仕事や、評価アップにつながりやすい仕事というのもあるはずです。

そうした仕事に優先して時間を割り振ることによって、無駄なく効率的に成果を上げていくことができますよ!

重要性が理解できていない

優先順位をつけることの重要性がまだわかっていないというパターンも多いです。

2ちゃんねるの創設者としても有名なひろゆき氏は、著書『1%の努力』の中で、ツボについての有名な話を紹介しています。

とある大学教授が大きなツボを取り出し、そのツボの中に石ころを目一杯入れた。
その隙間に砂利を入れて、さらにを流し入れた。
すでにツボは満杯かと思いきや、教授はさらにの入ったバケツを取り出してツボに注いだ。

要約するとこんなエピソードなのですが、この話が伝えようとしているのは「人生の優先順位」なんです。

つまり、まず大きなものを入れてから小さなものを順に入れていかないと、後から詰め込むことができません。

最初に水や砂を入れてツボを満たしてしまえば、もう石ころが入るスペースがなくなるわけです。

優先順位の大切さがわかっていない人は、自分のツボにまず水や砂を注いでしまおうとします。

その結果、石ころが入るスペースがなくなり、人より仕事ができない人間になってしまうのです。

川に向かって雄大に立つ半袖の男性
社会人が勉強しないとたどる7つの末路【早く気づけば間に合う!】「社会人になってパッとしないけど、このまま勉強しなくて大丈夫かな。」このような危機感を持ったあなた。まだ大丈夫、間に合います。社会人が勉強しない場合にたどる7つの末路や勉強しない理由、おすすめの勉強法、勉強することで開ける未来について解説します。 ...
人生の最期に後悔することランキングTOP5
人生の最期に後悔することランキングTOP5【看護師が語る真実】人生の最期を迎えた時、人はどんなことを後悔するのか、気になりませんか?人生で後悔することランキングを押さえておけば、もっと幸せで充実した人生につながります。ここでは、緩和ケアや終末医療に携わてきた看護師・医師たちの言葉をランキング形式で紹介します。...

全部平等に扱いたいと思っている

仕事の取捨選択ができず、すべての仕事を平等にやりたいという考えを持っている人もいます。

仕事に優先順位をつけることで、周りから「仕事を選り好みしている」と思われないかと不安になってしまうわけですね。

確かに面倒な仕事を周りに押し付けてばかりいれば、周囲から白い目で見られるかもしれません。

でも、優先順位をつけて仕事をするというのは、社会人なら当たり前にやっていること。

なので周りの目を気にすることなく、どんどん優先順位をつけて仕事効率化していくべきだと私は思います。

ビクビクしない方法
『人にビクビクしない方法』を徹底解説!3つの解決方法!人から何か言われることやふとした態度にビクビクしてしまい自信を失っていませんか?そんなアナタの心を楽にする3つの解決方法をご紹介します。 1.ビクビクの原因を書き出す-3つのポイント- 2.ビクビクしそうな時は深呼吸 3.ビクビクすることを受け入れるの3点です。今日からでもすぐ取り入れることが出来ます。...

優先順位をつけるメリットを知らない

優先順位をつけるためには仕事の重要度などを考える時間が必要ですし、間違っていたときにはもう一度考え直す必要も出てきます。

そうしたデメリットに目がいってしまって、優先順位をつけることのメリットに気づけていないパターンもあります。

確かに最初のうちは優先順位を決めることに時間がかかってしまって、むしろ仕事の効率が落ちているように感じるかもしれません。

しかし優先順位を正しくつけて仕事ができるようになれば、効率は格段にアップするはず。

まずはだまされたと思って優先順位をつけることを習慣にして、どれだけ大きなメリットがあるのかを体感するといいでしょう。

簡単なことやすぐ終わることを選びがち

優先順位をつけられない人には、簡単なことがすぐ終わることを優先しがちな特徴もあります。

特に仕事のモチベーションが低い時などは、すぐに終わる楽な仕事を選んでしまいますよね。

でも、それだともっと重要で大変な仕事を先延ばししている状態になるので、だんだんとストレスも大きくなっていきます。

そうした仕事のやり方を変えないと、さらに仕事のモチベーションも下がって効率が落ちていく…という悪循環に陥ってしまいます。

そうならないためにも、優先順位をつけて仕事をする習慣を身につけることが大事なんです。

先のことを考えられない
先のことを考えられない状態を改善する10の方法&先のことを考えるべき明確な理由とは?「もっと先のことを考えなさい!とよく言われるけれど、本当に先のことは考えられないといけないの?」と感じているあなた。先のこと考えられないと人生損している可能性が非常に高いですよ。本記事では先のことを考える方法と考えられない人の特徴や病気についてお話しします。...

仕事の全体像が見えていない

優先順位を上手につけられる人は、仕事の全体像を把握して、重要な部分とそうでない部分を切り分けることができます。

しかし仕事に慣れないうちはどうしても目の前の仕事に一生懸命になってしまって、仕事の全体像を考える余裕がないんですよね。

そのせいで優先順位をつけるのが苦手になってしまうわけです。

「そもそもこの仕事は誰のどんな目的のためにやっているのか?」
「この仕事を通じて、得られるものは何か?」

そうした視点を持って、仕事の全体像を見られるようになれば、仕事の優先順位も考えやすくなるでしょう。

やる気が空回り
「やる気が空回りしてしまう…」特徴と対処法は?頑張っているのに報われない理由「やる気が空回りしてしまっている」と感じていませんか。やる気が空回りしてしまうと仕事が手につかなくなり、どんどん悪循環に陥ってしまいます。対処法を知ることが大切です。本記事を読むことで特徴や対処法を理解することができます。ぜひ、最後までご覧ください。...

苦手な人でもすぐできる!優先順位をつける5つの方法

階段状の木のブロック

続いて、優先順位をつけるのが苦手な人でもすぐに実践できる、5つのテクニックについて紹介しましょう。

  1. まずやらないことを決める
  2. 緊急度や重要度、めんどくさい度でスコアをつけてみる
  3. ミクロではなく、マクロな視点で眺めてみる
  4. ミスやトラブルへの対処方法も考えておく
  5. それぞれのタスクのゴールを決めておく

これらのやり方を紹介しますので、自分に合った方法を試してみてくださいね。

まずやらないことを決める

「優先順位をつける」と言われれば、やるべきことの優先度を決めるというイメージがありますよね。

でも、本当に重要なのは、目の前の仕事の中で「やらないこと」を決めてしまうことなんです。

締め切りが先の仕事はやらないと決める、他人に任せたほうがいい仕事もやらないと決めるなど。

「どれが一番優先順位が高いんだ!?」と考えると大変なので、まずは消去法で仕事を整理してみましょう。

そうやって選択肢を減らすだけでも、優先順位を決めやすくなってくるはずです。

緊急度や重要度、めんどくさい度でスコアをつけてみる

「でも私は、やらないことを決めることすらできないんです…」

そんな状態の方は、一つひとつの仕事にスコアをつけてみることをおすすめします。

具体的には、次のような基準でスコアをつけてみてください。

  1. 緊急度(どれだけ締め切りが近いか)
  2. 重要度(どれだけ大事な仕事か)
  3. めんどくさい度(モチベーションが上がりにくいのはどれか)

たとえば、上司から「明日の朝までに仕上げてこい」と言われた仕事があるなら、それが一番緊急度スコアが高い仕事でしょうから、今すぐに取り掛かればいいとわかるでしょう。

「社長や役員の前でプレゼンする用の資料作り」という仕事があれば、それは非常に重要度スコアが高いはずですから、一番時間をかけるべきと判断できます。

あとは自分の感情にしたがって、「これをやるのが、一番めんどくさいし後回しにしたい…」と感じるめんどくさい度スコアが高い仕事を、あえて最初にやるのもおすすめです。

ちなみに、この緊急度・重要度でタスク管理する手法は、『7つの習慣』という本にも登場します。

いわゆる「時間管理のマトリクス」と呼ばれる手法で、緊急度・重要度ごとに4つの領域に分類するやり方です。


出典:時間管理のマトリックス(重要・緊急)

興味がある方は『7つの習慣』の「第三の習慣・最優先事項を優先する」の章をチェックしてみてくださいね。

ミクロではなく、マクロな視点で眺めてみる

仕事に慣れないうちは、つい目の前の仕事のことばかり考えてしまいがち。

でも、優先順位をつけるのが上手な人は、もっと広く・大きな視点で物事をみています。

つまり、ミクロ視点で考えるのではなく、マクロ視点で眺めるということですね!

たとえば、「プレゼン資料の作成」という仕事は、ミクロな視点を持っていると、細かいデザインや表現の修正に時間を取られがちです。

しかし、マクロな視点を持っていると「一番伝えたいメッセージは何か?」「売り上げアップのためにどんな情報を盛り込めばいいか?」と考えることができます。

その結果、些細なデザインや表現の修正は後回しにして、上司が求めるようなもっと重要なことに時間を使えるわけですね。

マクロな視点で考えるコツとしては、まるで自分の肩に乗っている守護霊のようなイメージで、一歩引いて物事を見つめてみるのがおすすめですよ!

自分を俯瞰する方法|俯瞰できない人でも客観視できるようになる4つのステップとは?「自分の思い通りにうまくいかない」「人間関係で悩む」という悩みは、自分を俯瞰する方法を知ることで解決できます。この記事では、俯瞰できない人でも客観視できるようになる方法を具体的にお伝えします。...

ミスやトラブルへの対処方法も考えておく

優先順位がなかなかつけられない人にありがちなのが、完璧を目指してしまうという思考です。

「完璧な優先順位を作らなきゃいけない。でも完璧に作るのはハードルが高いから、ちょっと後回しにしよう…」

そんな思考のことですね。

完璧主義は、優先順位をつける上での最大の敵。

どうしても100%を目指したいという気持ちが強い場合には、ミスやトラブルがあったときの対策もセットで考えておくといいでしょう。

たとえば、一旦仮の優先順位をつけてから、次のような例外ルールを作っておくといいですね。

「もし上司から催促されたら、その仕事を最優先にする」
「新しい仕事が入ってきた場合に備えて、優先順位の3番目は空けておく」

何かあったときの対策も一緒に考えることで、いっそ120%完璧な優先順位を作ってしまいましょう。

それぞれのタスクのゴールを決めておく

もう1つ、優先順位をつくるときに大事なポイントがあります。

それは、それぞれの仕事のゴールを決めておくことです。

その仕事はどこまで進んだらゴールで、どのタイミングで次の仕事に移ったらいいのか。

つまり、自分の中で仕事の「合格ライン」を決めておくわけですね。

たとえばどんな仕事も100%の完成度を目指そうとしたら、膨大な時間がかかってしまいます。

そうではなく、6割や8割の合格ラインを決めておいて、一旦上司に見せてしまう。

もしそれでOKならすぐに次の仕事につれますし、ダメだったらどこを直せばいいのかもはっきりするでしょう。

0か100か、白か黒かで判断するのではなく、「ここまでできたらOK」というラインを作っておくのが優先順位をつける際のコツですよ!

もうドタバタしない!優先順位をつけた後にやるべきこと3つ

ハイタッチする木の人形

優先順位をつけるのが上手な人になるためには、優先順位をつけること自体よりも、その後どう仕事に取り組むかが大事だったりします。

そこで次に、優先順位をつけた後にやるべき3つのテクニックも取り上げていきますね。

  1. 5分以内で終わるものはすぐ終わらせる
  2. 優先順位の間違いに気づいたら軌道修正する
  3. 自責思考を持ってタスクに取り組む

どれも仕事の効率化に役立つメソッドですから、ぜひ一度試してみてください。

5分以内で終わるものはすぐ終わらせる

まず優先順位をつけた後、ほんの数分で終わるような仕事はすぐにやってしまいましょう。

一瞬で終わるような仕事は、あえて優先順位リストに入れる必要もないからです。

たとえば私は個人事業主なので、月末には請求書の作成業務が必要になります。

でも、請求書の作成ってほんの2〜3分で終わるので、あえて1日のTODOリストには入れてないんですよね。

Googleカレンダーに毎月スケジュールを入れておいて、月末になったら朝の数分で作ってしまう。

そんなふうに、一瞬で終わる仕事は今すぐにやってしまうことがおすすめです。

もし5分や10分以上かかりそうな仕事だったら、優先順位リストに入れて順番に取り組みましょう。

優先順位の間違いに気づいたら軌道修正する

一度作った優先順位は、絶対に変えてはいけないものではありません。

むしろ頻繁に入れ替えながら、自分にとってベストな優先順位を作っていくイメージを持つといいでしょう。

私だって一度決めた優先順位を、後から変更することはよくあります。

実際にやってみて「そんなに優先度が高くないな」「あっちの仕事の方が大事そうだな」と気づいて、入れ替えることも珍しくありません。

優先順位をつけるのは、あくまでも仕事の大きな流れを決めるのが目的です。

厳密に守らなければいけないルールではありませんから、柔軟に軌道修正しながら作ってみましょう。

自責思考を持ってタスクに取り組む

「自責思考」というのは、仕事の責任が自分にあると考えながら仕事に取り組む姿勢のこと。

その逆の意味の言葉が、「他責思考」ですね。

あなたは「自分の仕事の責任は上司にある」と思い込んでいませんか?

確かに、ミスをしたりトラブルを起こしたりすれば、上司が責任を負うことになるでしょう。

でも、だからと言って他責思考のまま仕事をしていれば、責任感のない人だと思われてしまいます。

優先順位を決めて仕事に取り掛かるときにも自責思考を持つことで、「もし失敗しても、自分で後からなんとかしよう!」と割り切って考えられるようになります。

これまで仕事の責任についてあまり意識してこなかった方は、ぜひ自責思考を心がけてみてくださいね。

自分で決めることの大切さとは?|決断力を高めるための4メソッド
【重要】自分で決めることの大切さを知り、自分で決める力を磨いてください自分で決めることの大切さを理解しているつもりでも、実際には人に委ねてしまったり、決断できず悩んでしまったりすることはありませんか?本記事では、自分での決めることの大切さを改めて読み解き、決断力を高める方法を4つ紹介しています。この機会に決断力を高めましょう。...

優先順位ではなく「最優先」を1つ決めるのもおすすめ

赤い紙飛行機のコンセプト

補足情報として、書き手の私自身が普段からやっている優先順位のつけ方についても紹介したいと思います。

私がよくやっているのは、「優先順位」を決めるんじゃなくて、「最優先」を1つ決めるという考え方です。

とりあえず他の仕事は全部無視して、最優先タスクだけに集中する。

そのタスクが終わったら、また残っているタスクの中で最優先の仕事をやる…という感じですね!

私は今もたくさんのプロジェクトを同時並行で進めていますから、優先順位を最初から最後まで決めていると、時間がかかりすぎてしまうんですよね。

だからと言って簡単なものから手を出していれば、重要な仕事が終わらなくなるのも、過去の経験から痛感しています…!

そこでとりあえず、最優先のものだけを1つ決めて、取り組んでみるようにしているんですね。

1位から10位までを決めろと言われると難しくても、1位だけを決めろと言われれば、きっと簡単に思えるはず。

優先順位をつけるのに慣れるまでは、そうやって最重要のお仕事だけ決めてやってみるのもおすすめですよ!

\ 自分を理解すれば多くの悩みが解決します /

優先順位がつけられない人向けまとめ

優先順位をつけるのが苦手な人は、まだ仕事に慣れていなかったり、優先順位をつける習慣がなかったりすることが原因です。

今後優先順位をつけるトレーニングを重ねていけば、きっと瞬時に仕事の優先度を見極められるようになるはずです。

そのために今すぐ実践できるテクニックとして、次の8つを紹介しました。

優先順位をつける方法
  1. まずやらないことを決める
  2. 緊急度や重要度、めんどくさい度でスコアをつけてみる
  3. ミクロではなく、マクロな視点で眺めてみる
  4. ミスやトラブルへの対処方法も考えておく
  5. それぞれのタスクのゴールを決めておく
優先順位をつけた後のテクニック
  1. 5分以内で終わるものはすぐ終わらせる
  2. 優先順位の間違いに気づいたら軌道修正する
  3. 自責思考を持ってタスクに取り組む

自分に合った方法を取り入れて、ぜひ明日の仕事の優先順位をつけてみてくださいね。

ABOUT ME
nogunori
2016年から活動するフリーライター。不安障害を乗り越えた経験から、人の悩みに寄り添ったコンテンツ作成がモットー。都内で愛犬と一緒に暮らしています。
自分を理解すれば多くの悩みが解決します
以下のコンテンツが全て貰えます
  1. 電子書籍:『DISCOVERY Method~自分を知る15の質問~』
  2. 特典:聞くだけで自分をさらに知れる『DISCOVERY通信』セミナー音声10本
  3. 特典:読むだけで自分をさらに知れる『DISCOVERY通信』フォローメール10通

『DISCOVERYメソッド』を
今すぐ手に入れる→

/ 迷惑メールは送りません。配信解除も5秒で可能 \